اتوماسیون اداری ریسما

مقدمه

مکانیزه سازی اداری مجموعه‌ای از روش‌ها برای ثبت و نمایش و مدیریت روندهای اداری، فنی و مالی می باشد اما با وجود گذشت سالها از بکارگیری نرم افزارهای مکانیزه اداری و مالی در سازمانها, هنوز امور اداری و دفتری و گردش اسناد اغلب به طریقه سنتی انجام می گیرد. سرعت پایین، افزایش بوروکراسی غیر نیاز، وابسته شدن سیستم به افراد و نیز عدم هماهنگی روش سنتی با نرم افزارهای یکپارچه سبب افزایش قابل ملاحظه خطاهای انسانی و کاهش بهره وری در سازمانها میگردد. سیستم مالی و اداری وبینوکس (ریسما) که در برگیرنده سیستم های مالی, پرسنلی, اداری, بایگانی و فنی می باشد در یک مجموعه متمرکز وظیفه برنامه ریزی، سازماندهی، کنترل و نظارت بر عملکرد فعالیتهای درون سازمانی که یکی از مهمترین معیارها و پیش نیازها در توسعه و کاربرد فناوری اطلاعات در سازمانهای امروزی محسوب میشود بر عهده دارد. تحقیقات گروه (تحقیقات انجمن مدیریت جریان کار) نشان می‌دهد سازمانهای سنتی حتی موسسات موفق و مطرح جامعه, عملا تنها از 30 درصد منابع انسانی خود استفاده میکنند و از 70 درصد دیگر غیر از اتلاف وقت و سربار هزینه چیزی عایدشان نمی‌شود.

چرا ریسما ؟

ریسما به عنوان یک سیستم مطرح قابلیت ها و امکانات بی شماری را در اختیار مدیریت سازمان قرار می دهد که بتواند با بهره گیری از آن سازمان بدون کاغذ را به طور نسبی محقق سازد. این سیستم دارای قابلیت مدیریت دانش بوده که این قابلیت می تواند در بهره وری از حجم زیاد داده ها کمک زیادی نماید. تمرکز این سیستم بیشتر بر روی گردش نامه ها در شرکت پرداخته است. بزرگترین بیماری یک سازمان کمبود اطلاعات دقیق و به موقع می باشد. با وجود این حقیقت، مدیران برای تصمیم گیری تحت فشار هستند و معمولا بر اساس یک تصمیم گیری حدسی مجبور به ریسک می شوند. این ریسکها بعضا باعث از دست رفتن یکسری سودها و منافع کسب و کار می شوند. بستر هوشمندی کسب و کار و داشبورد مدیریت امکان مدیریت داده ها, دستیابی به داده ها و تحلیل داده ها را در زمان و هزینه کمتر امکان پذیر می سازد.

در تعریف نرم افزار دبیرخانه می توان گفت که اداره امور دفتری بر اساس روش های تدوین شده به عهده واحد سازمانی مشخص در مجموعه می باشد که گردش مکاتبات اداری را انجام می دهد. با استفاده از نرم افزار دبیرخانه از مجموعه نرم افزارهای مالی و اداری گروه وبینوکس کوتاه ترین زمان ممکن می توانید با فرمت نامه که در نرم افزار تعریف شده است نامه اداری را می توان ایجاد، ویرایش و بر روی کاغذ چاپ کرد. از اهم عملیات مورد نیاز جهت یافتن اطلاعات در سیستم، بخش قدرتمند جستجو در بین کلیه نامه های صادر شده توسط کاربران با کوچکترین اطلاعات موجود از ویژگی های این سیستم می باشد که به سهولت و با حداقل زمان انجام می شود.

امکان تعریف کاربران مختلف ، ثبت نامه های در غالب های وارده، صادره، درون سازمانی و بخشنامه با کلیه ضمائم و اطلاعات پیوست انجام می گیرد از دیگر قابلیت های این نرم افزار می باشد و همچنین اموراتی همچون ثبت کردن نامه های وارد شده به سازمان و خارج شده از سازمان در دفتر اندیکاتور به همراه ضمیمه شدن تصاویر آن و فایل های مرتبط با نامه به تعداد نامشخص در بانک اطلاعاتی سامانه الکترونیکی دبیرخانه و گردش مکاتبات ، ثبت ارجاعات نامه های دریافتی ، تعریف دفاتر اندیکاتور متفاوت و … امکان پذیر است، همچنین امکان تعریف کردن کاربران متعدد برای استفاده از نرم افزار دبیرخانه وجود دارد.

برنامه دبیرخانه و علت استفاده از نرم افزار دبیرخانه

از نرم افزار دبیرخانه در جهت بوجود آمدن نظم و سامان بخشیدن به دبیرخانه و بایگانی از این برنامه استفاده می کنند. اولین کاری که در برنامه باید انجام شود تعریفی از چارت سازمانی شرکت و طرف های مقابل است ، برای این منظور بایستی اصلا دانست مفهوم دبیرخانه چیست. دبیرخانه بخش سازمانی معینی است که اداره کردن امور دفتری را طبق روش های تدوین شده و گردش مکاتبات را دارد و بر آنها نظارت می کند که این موارد جزء شرح وظایف دبیرخانه هم می باشند.

امکانات سامانه ریسما

انواع مكاتبات، مديريت آنها و مديريت پوشه ها و پيوست هاي فيزيكي
مديريت مراجعين، كاربران، شركاي تجاري و سطح دسترسي و ارتباط آنها با مكاتبات
مديريت ارجاعات و هامش هاي مكاتبات و سوابق آنها
تعريف نامحدود از دبيرخانه هاي مختلف در سيستم و كنترل دبيرخانه ها تحت يك دبيرخانه مركزي
تعريف اشخاص حقيقي و حقوقي خارج از سازمان و نقش آنها در چارت سازماني
تعريف دپارتمان، گروه، كاربر و نقشهاي مختلف در سيستم و انتساب نقشها، گروهها و كاربران به يكديگر
امکان پاسخگويي به نياز زير سيستمهاي موجود درباره مكاتبات
امکان رفع كليه نيازهاي مكاتباتي درون و برون سازماني
امکان پشتيباني از مكاتبات و تعاملات غير رسمي درون سازماني
امکان طبقه بندی، شماره گذاری و ثبت نامه های به تفکیک در سازمان
امكان طبقه بندی انواع مكاتبات به تفکیک وارده، صادره، درون سازمانی، بخشنامه، اطلاعیه و اعلامیه
امكان تعريف انواع طبقه بندي مكاتبات
امكان تعريف انواع اولويت مكاتبات
امكان تعريف موضوعات كلاسيك مكاتبه نظير
امكان تعريف رسانه هاي ارسال/ دريافت مكاتبات
امكان تعريف انواع شرح رونوشت مكاتبات
امكان تعريف سازمانها و اشخاص طرف مكاتبه
امكان تعريف مسئولان سازمانها به همراه مشخصات فردي و سمت هريك
امكان تعريف نام و سمت مسئولان دستگاهها و اشخاص طرف مكاتبه در خارج از سازمان
امكان تعريف گروههاي طرف مكاتبه و تخصيص كاركنان يا واحدهاي سازماني به گروهها
امكان تعيين دليل شرح ارجاع نامه
امكان تعريف قالب شماره مكاتبات در هر دبيرخانه
امكان تعريف و مديريت اسناد سازماني
امکان پشتيباني از محيط هاي ويرايش رایج
امکان ثبت مشخصات اشخاص حقيقي و حقوقي
امکان تعريف نمودار سازماني بصورت درختي با اشراف سطوح بالا به پايين و تعريف سازمانهاي خارجي در ساختار درختي
امکان ثبت و نمايش ارجاعات و سوابق مكاتبه
امکان دريافت و ارسال فكس
امكان استفاده از قالبها و الگوهای مورد نیاز در سازمان
امکان ذخیره سازی و مشاهده تصوير مكاتبه
امکان بكارگيري امضاي الكترونيك
امكان درج پيوست های نامحدود براي نامه
امكان ايجاد فرمت دلخواه براي شماره بندي مكاتبات
امکان جستجو بر روي قسمتهاي مختلف از جمله محتوی مكاتبات
امکان انجام اقدامات لازم برروي يك دسته از مكاتبات
امکان تعيين مهلت انجام هر مرحله از كار
امكان گزارش گيري با محتوي و شروط اختياري
امكان ارتباط با ساير سيستم هاي يكپارچه
امکان استفاده از تقويم شخصي (مواردي كه شخص نياز به يادآوري دارد ذكر مي گردند)
امکان استفاده از تقويم سازماني (مواردي كه كل سازمان به يادآوري آن نياز دارند)
امكان تنظيم جلسات داخلي سازمان بعلاوه فعال كردن يادآوري براي اطلاع افراد دعوت شده در جلسه
امکان يادآوري موارد ثبت شده در تقويم شخصي و سازماني
امكان تنظيم ملاقات هاي خارج از سازمان بعلاوه هشدار درمورد سررسيد زمان ملاقات
امكان ثبت مكاتبات بدون شماره نظير درخواست هاي شخصي يا نامه هاي ارباب رجوع و دسترسي سريع به اين نامه ها در آينده
امکان بزرگ و كوچك كردن متن مكاتبات (Zoom-in, Zoom-out)
امکان معرفي كاربران سيستم و تعيين سطح دسترسي با توجه به رده مسئوليتي هر يك به صورت ساختار درختي
تعيين سطوع امنيتي براي كاربران
نمايش كاربران هر قسمت در همان فرم ساختار سازماني
جلوگيري از روشهاي كشف رمز كاربران
نصب سيستم روي گونه هاي مختلف ويندوز
قابليت كار در محيط شبكه
فشرده سازي مكاتبات حجيم هنگام ذخيره در بانك اطلاعات
تهیه نسخ پشتيبان از اطلاعات به صورت روزانه، هفتگي و ماهيانه و امكان زمان بندي بطور خودكار
استفاده از تكنيكهاي فشرده سازي براي كاهش حجم نسخه هاي پشتيبان
قابليت اتصال به انواع چاپگر، اسكنر و ساير دستگاه هاي جانبي
پيگيري سوابق مكاتبات با استفاده از اعمال فيلترهاي مورد نظر كاربر
تعريف ميزكار زیبا و کاربرپسند توسط كاربر به شكل دلخواه
ايجاد فاصله در شماره انديكاتور به دلايل خاص مورد نياز كاربر
اعلام مكاتبات تأخيري به صادر كنندگان و اقدام كنندگان
اعلان نامه‌هايي كه مهلت پاسخ گويي آنها فرارسيده است
كنترل سطوح دسترسي هریک از كاربران
راهنماي کامل و قابل جستجو (Searchable Help)
امکان استفاده از تالارگفتمان (Chat Room) و تعریف دسترسی به هر تالار
امکان ارسال پیام کوتاه (SMS)جهت هریک از فرآیندها برای کاربران مورد نظر