خیلی از کسانی که تازه با اکسل آشنا شدن در چاپ شیت ها و ورکبوک هایی که دارای اطلاعات زیاد هستن به مشکل میخورن. گاهی مجبور میشن چند برگ کاغذ چاپ کنن و در آخر هم به اون نتیجه ای که میخوان نمیرسن. امروز میخوایم با نحوه چاپ فایل در اکسل آشنا بشیم و ببینیم چطور میتونیم به صورت صحیح تنظیمات چاپ رو انجام بدیم و اطلاعات خودمون رو چاپ کنیم. پس اگر شما هم تازه با اکسل آشنا شدید و در چاپ فایل های اکسل که اطلاعات زیادی دارند مشکل دارید با من در این آموزش اکسل همراه باشید.
خب باهم گام های لازم برای چاپ فایل در اکسل رو مرور میکنیم:
1.باز کردن پنجره Print:
برای انجام اینکار میتونیم از منوی File روی گزینه Print کلیک کنیم یا از کلید ترکیبی CTRL+P استفاده کنیم. با اینکار بخش پرینت اکسل مثل تصویر زیر باز میشه. در ادامه با هم تنظیمات مختلف این بخش رو مرور میکنیم.
2.مشخص کردن تعداد نسخه های مورد نیاز:
در صورتی که بخواید بیش از یک نسخه از فایل خودتون پرینت بگیرید در قسمت Copies میتونید تعداد نسخه های مورد نیازتون رو مشخص کنید.
3.انتخاب پرینتر:
در قسمت Printer مشخص میکنیم که فایل خودمون رو قراره با کدام پرینتر چاپ کنیم.
4.تعیین اینکه چه چیزی باید چاپ بشه:
اگر هدفمون تنها چاپ محدوده مشخصی از یک شیت هست، باید ابتدا اون محدوده رو با ماوس انتخاب کنیم. در صورتی که هدفمون چاپ کامل یک شیت هست باید اون شیت رو با کلیک ماوس فعال کنیم.
در این قسمت سه گزینه به شرح زیر داریم:
Print Active Sheets: این گزینه تمام اطلاعات شیتی رو که انتخاب کردید و در حال حاضر فعال هست چاپ خواهد کرد.
Print Entire Workbook: این گزینه تمام شیت های یک ورکبوک رو چاپ میکنه. پس در استفاده ازش دقت کنید.
Print Selection: با انتخاب این گزینه فقط قسمتی از ورکشیت رو که قبلاً انتخاب کردیم چاپ خواهد شد. یادتون باشه که برای اینکار باید قبلاً اون محدوده رو با ماوس انتخاب کرده باشیم.
5.انتخاب صفحات مدنظر برای چاپ:
در صورتی که اطلاعاتی که شما میخواید چاپ کنید بیشتر از یک صفحه باشه میتونید از این قسمت مشخص کنید که قصد چاپ چه صفحاتی رو دارید. در بخش اول صفحه ای که میخواید از اون صفحه شروع به چاپ بشه و در بخش دوم آخرین صفحه مدنظرتون رو مشخص میکنی. مثلاً اگر بخواید صفحات 1 تا 3 شیتتون رو پرینت کنید کافیه تنظیمات این بخش رو به شکل زیر دربیارید:
6.ترتیب چاپ صفحات:
در صورتی که شما قصد داشته باشید بیشتر از یک نسخه از فایلتون تهیه کنید و در قسمت قبل تعداد Copies رو بیشتر از یک نسخه انتخاب کرده باشید، میتونید تنظمیات مربوط به ترتیب چاپ صفحات رو به شرح زیر تغییر بدید(فرض کنید فایل شما حاوی چهار صفحه اطلاعات باشه):
Collated: در صورتی که این گزینه رو انتخاب کنید ابتدا تمام صفحات نسخه اول چاپ میشه و بعد چاپ نسخه دوم شروع میشه. به عبارتی ترتیب چاپ صفحات 1،2،3،4،1،2،3،4 خواهد بود.
Uncollated: در صورتی که این گزینه رو انتخاب کنید ابتدا صفحه اول تمای نسخه ها چاپ میشه و بعد چاپ صفحه دوم برای تمام نسخه ها شروع میشه و … . به عبارتی ترتیب چاپ صفحات 1،1،2،2،3،3،4،4 خواهد بود.
7.تعیین جهت کاغذ:
در این قسمت میتونیم جهت کاغذ رو مشخص کنیم:
Portriat Orientation: در این حالت جهت کاغذ عمودی خواهد بود.
Landscape Orientation: در این حالت جهت کاغذ افقی خواهد بود.
8.انتخاب سایز کاغذ:
در این قسمت میتونیم سایز کاغذ رو انتخاب کنیم. سایزهایی مثل A4، A5 و… . در صورتی که به سایز کاغذ خاصی نیاز داشته باشیم میتونیم با کلیک روی گزینه More Paper Sizes سایز کاغذ خودمون رو به دلخواه تعیین کنیم.
9.انتخاب مقدار حاشیه:
در این قسمت میتونیم حاشیه پرینت رو از سه گزینه زیاد، متوسط و کم انتخاب کنیم. در صورتی که بخوایم حاشیه دلخواه خودمون رو تعیین کنیم میتونیم با کلیک روی گزینه Custom Margins این کار رو انجام بدیم.
10.تعیین مقیاس چاپ:
این بخش یکی از کاربردی ترین تنظیمات هنگام چاپ در اکسل هست که گزینه های زیر رو شامل میشه:
No Scaling: فایل با مقیاس عادی خودش چاپ میشه.
Fit Sheet on One Page: در صورتی که این گزینه رو انتخاب کنید و حجم اطلاعات شیت شما خیلی زیاد باشه، اکسل به صورت خودکار اونقدر اطلاعات شما رو کوچک چاپ میکنه که تمام اطلاعات هر شیت در یک صفحه جا بشه. دقت کنید در صورتی که حجم اطلاعاتتون خیلی زیاد باشه و از این گزینه استفاده کنید ممکنه اطلاعاتتون به قدری ریز چاپ بشه که عملاً قابل خوانده شدن نباشه. مثل تصویر زیر:
Fit All Columns on One Page: در صورتی که این گزینه رو انتخاب کنید و تعداد ستون های شما بقدری زیاد باشه که از عرض یک صفحه بیشتر بشه، اکسل به صورت خودکار اونقدر اطلاعات شما رو کوچک چاپ میکنه تا تمام ستون های شیت شما در عرض یک کاغذ جا بشه. به عنوان مثال در تصویر زیر مشاهده میکنید که به علت زیاد بودن تعداد ستونها، تمام ستون ها در عرض یک صفحه جا نشدن که باعث شده بخشی از اونها در صفحات جدید چاپ بشن و تعداد صفحات ما برای چاپ به 6 صفحه برسه:
حالا اگر گزینه Fit All Columns on One Page رو انتخاب کنیم کمی اطلاعات کوچکتر چاپ میشه تا تمام ستونها در عرض یک صفحه جا بشن و در نتیجه تعداد صفحات ما به سه صفحه کاهش پیدا میکنه:
Fit All Rows on One Page: در صورتی که این گزینه رو انتخاب کنید و تعداد سطرهای شما بقدری زیاد باشه که از ارتفاع یک صفحه بیشتر بشه، اکسل به صورت خودکار اونقدر اطلاعات شما رو کوچک چاپ میکنه تا تمام سطرهای شیت شما در ارتفاع یک کاغذ جا بشه.
Custom Scale Options: با انتخاب این گزینه میتونیم تنظیمات مربوط به مقیاس چاپ رو با جزئیات بیشتری انجام بدیم. بعد از کلیک روی این گزینه پنجره زیر باز میشه.
در این پنجره دو بخشی که مربوط به تنظیم مقیاس میشه و در بخش Scaling قرار داره به شرح زیر هست:
- Adjust to: عددی که در این بخش بنویسیم مشخص میکنه که اطلاعات با چه اندازه ای نسبتی به ابعاد واقعی خودشون چاپ بشن. مثلا عدد 50 به این معنی هست که اطلاعات نصف اندازه واقعی خودشون چاپ بشن که باعث میشه حجم بیشتری از اطلاعات در هر صفحه چاپ بشه اما اطلاعات ریزتر چاپ میشن. یادمون باشه اگر این عدد رو خیلی کوچک کنیم عملاً اطلاعات به قدری ریز چاپ میشن که خوانده نمیشن.
- Fit to: در این بخش دو عدد رو میتونیم تعیین کنیم. عدد اول از سمت چپ مشخص میکنه که تمام ستون های شیت ما حداکثر در عرض چه تعداد صفحه باید جا بشن. مثلاً اگر در حالت عادی تعداد ستون های ما به قدری زیاد باشه که به سه عرض کاغذ برای چاپ شدن نیاز باشه و ما این عدد رو برابر 2 قرار بدیم، اطلاعات ما بقدری کوچک میشن که تمام ستون های شیت در عرض دو صفحه جا بشن. عدد دوم از سمت چپ مشخص میکنه که تمام سطرهای شیت ما حداکثر در ارتفاع چه تعداد صفحه باید جا بشن. مثلاً اگر در حالت عادی تعداد سطرهایهای ما به چهار ارتفاع کاغذ برای چاپ شدن نیاز داشته باشه و ما این عدد رو برابر 3 قرار بدیم، اطلاعات ما بقدری کوچک میشن که تمام سطرهای شیت ما در ارتفاع سه صفحه جا بشن. اگر هر دو عدد رو برابر 1 قرار بدیم به این معنی هست که اکسل باید اطلاعات ما رو به قدری کوچک چاپ کنه که تمام اونها در یک صفحه چاپ بشن.
11.کلیک روی دکمه پرینت:
در پایان و پس از اینکه تمام تنظیمات رو انجام دادیم با کلیک روی این دکمه میتونیم فایل خودمون رو چاپ کنیم.
ورود به سایت